एक सुस्त काम बैठक से भी बदतर कुछ भी नहीं है। हर दिन, संयुक्त राज्य अमेरिका में अकेले 25 मिलियन मीटिंग्स होती हैं। उन बैठकों को सुविधाजनक बनाने के लिए, मध्य प्रबंधकों ने कार्यालय में अपने समय का अनुमानित 35 प्रतिशत छोड़ दिया है - जबकि ऊपरी प्रबंधन में कोई भी बैठक में अपने पूरे दिन के आधे से कम होने की संभावना है।
उन सभी मीटिंग्स पूरी तरह से लायक होंगे यदि इन सभी मीटिंग्स महान विचार पैदा कर रही थीं, लेकिन अनुमानित 67 प्रतिशत मीटिंग्स को आम तौर पर लिखने के रूप में वर्गीकृत किया जाता है - जो खोए उत्पादकता में $ 37 बिलियन से अधिक साल बर्बाद कर देता है।
यह ध्यान में रखते हुए, यह केवल व्यर्थ बैठकों पर कोशिश करने और कटौती करने के लिए समझ में आता है। और यदि आप अपनी कंपनी में चीजें चलाने के तरीके को बेहतर बनाने के लिए नए साल के संकल्प के बिना एक छोटे से व्यवसाय के मालिक हैं, तो अपने काम के सप्ताह से सुस्त मीटिंग्स को हटाकर मनोबल को मजबूत करने और बैंग के साथ 2017 को बंद करने का एक सही तरीका हो सकता है।
बैठक में समय व्यतीत कैसे करें
आरंभ करने में आपकी सहायता के लिए, यहां आपकी सभी 15 मीटिंग्स को समाप्त या तेज़ करने के लिए 2017 तरीके हैं:
एक एजेंडा लाओ
किसी भी बैठक में सबसे बड़ा टाइमवेस्टर्स में से एक उद्देश्य की कमी है। चीजों को सही गति से आगे बढ़ने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके पास आपकी बैठक के माध्यम से जितनी जल्दी संभव हो सके मार्गदर्शन करने के लिए आपको एक विस्तृत एजेंडा मिला है।
इसे बाहर ले जाएं
यदि आप एक छोटी टीम के साथ जांच कर रहे हैं, तो व्यक्तित्व को शामिल करने और लोगों से बात करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक बैठक बाहर ले कर है। न केवल ताजा हवा और धूप की थोड़ी सी सहकर्मियों को जगाएगी और रक्त बहती है, लेकिन यह रचनात्मक सोच को भी उत्तेजित करेगी। पर्यावरण में बदलाव लगभग हमेशा श्रमिकों के विचार और सहयोग के तरीके में बदलाव उत्पन्न करेगा।
उठो और चले जाओ
बैठक के समय को कम करने का एक तरीका है कि हर किसी को अपने पैरों पर ले जाएं और आगे बढ़ें। अपनी बैठकों से कुर्सियों को हटाकर, मजदूर आम तौर पर किसी भी महत्वपूर्ण बात के साथ बोलने के इच्छुक होते हैं, और समय-समय पर विषयों को बर्बाद कर देते हैं। यदि आप वास्तव में तात्कालिकता की भावना पैदा करना चाहते हैं, और आपके पास जगह मिल गई है, तो कर्मचारियों को इस कदम पर बात करने के लिए मनाएं।
व्यवहार लाओ
लंच की बैठकों को उबाऊ होने के लिए बुरी प्रतिष्ठा मिलती है, दिनभर के मामलों। लेकिन एक टेबल के आसपास स्टाफ के सदस्यों को वास्तव में एक दूसरे के साथ खुले तौर पर बोलने के लिए प्रोत्साहित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक हो सकता है। भोजन लोगों को एक साथ लाने के लिए जाता है, और हमेशा लोगों को बात करता है - और इसलिए यदि आपकी बैठकों में अजीब चुप्पी से भरे हुए होते हैं, तो कुछ पिज्जा (या कुछ स्वस्थ कुछ) के साथ श्रमिकों को लुभाने का प्रयास करें।
समय का ध्यान रखो
यह आमतौर पर एक लंबी-घुमावदार मध्य प्रबंधक और तीन बेवकूफ प्रश्नों को एक त्वरित चेक-इन को एक भयानक, दो घंटे की बैठक में बदलने के लिए लेता है। एक बैठक के दौरान टीम के सदस्यों और अधिकारियों को कार्य पर रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है स्टॉप घड़ी को पकड़ना, इसे 15 मिनटों के लिए सेट करना और सभी को यह पता होना चाहिए कि जब घड़ी खत्म हो जाती है, तो बैठक खत्म हो जाती है। न केवल यह आपको चीजों को अधिक संक्षेप में समझाने में मदद करेगा, लेकिन श्रमिक यह जानने में सक्षम होंगे कि वे कब वापस आ सकेंगे।
इसे तोड़ दो
यदि आप वास्तव में चार घंटे की बैठक से बच नहीं सकते हैं, तो यह जीवन को बहुत आसान और अधिक सुखद बना देगा यदि आप इसे अलग-अलग अध्यायों में विभाजित करने में सक्षम हैं। अपनी बैठक की शुरुआत में, सहयोगियों को पता चले कि आप इसे कुछ काटने वाले हिस्सों में से निपटने जा रहे हैं। मुद्दों के एक समूह को संबोधित करने के लिए प्रत्येक खंड का उपयोग करें, और अन्य टीमों के साथ जांचने के लिए प्रत्येक मुद्दे को संबोधित करने के बाद तोड़ें, कुछ ताजा हवा प्राप्त करें और पुन: समूह करें।
PowerPoint का उपयोग बंद करो
2017 में भी, PowerPoint अभी भी व्यवसाय के साथ बहुत समानार्थी है। हम सब कुछ के लिए पावरपॉइंट का उपयोग करते हैं - व्यय रिपोर्ट और बिक्री पिचों से मार्केटिंग अपडेट तक। और जब यह अविश्वसनीय रूप से उपयोगी हो सकता है, तो आप इसे थोड़ा थका नहीं सकते हैं। एक कॉन्फ़्रेंस रूम में घुसने और अपने लाइन मैनेजर को 30-slide प्रस्तुति को लोड करने से भी बदतर कुछ भी नहीं है - इसलिए यदि आप अपने सहयोगियों को जागते रहना चाहते हैं, तो रोशनी चालू रखें और मौखिक रूप से संलग्न हों। यह सब जागृत रहेंगे और विचार बहेंगे।
योजना के आगे
बैठकों में सबसे बड़ा टाइमवेस्टर्स में से एक लोगों को उठाने के लिए सुझाव और मुद्दों की पेशकश करने का इंतजार कर रहा है। अजीब चुप्पी खोने और कमरे से बाहर निकलने के लिए जल्दी से, सभी उपस्थित लोगों को बैठक में आने से पहले कम से कम एक विचार या बात करने के बिंदु पर मेज पर आने के लिए प्रोत्साहित करें।
प्रेस रिकॉर्ड करें
यदि आप जल्दी से एक मीटिंग से गुजरने की कोशिश कर रहे हैं, तो मैदान में कुछ एक्शन पॉइंट खोने के लिए आसान है। इससे अक्सर फॉलो-अप प्रश्नों का भार होता है क्योंकि आप कमरे से बाहर निकलने की कोशिश कर रहे हैं, और समय पर एक बड़ी नाली हो सकती है। यदि आप प्रश्नों को खत्म करने के इच्छुक हैं, तो अपने फोन पर मीटिंग रिकॉर्ड करना और फिर ब्रेक करने के बाद सभी उपस्थित लोगों को ऑडियो फाइल भेजना उचित है। इस तरह, सभी जानते हैं कि उन्हें क्या करना है और जब इसे करने की आवश्यकता है।
पॉपकॉर्न वाक्य
यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई योगदान दे रहा है? इसे वापस प्राथमिक विद्यालय में ले जाएं और अपनी टीम को कुछ पॉपकॉर्न सोच में शामिल होने के लिए प्राप्त करें। एक वाक्य शुरू करें, इसे एक सर्कल में चारों ओर ले जाएं और प्रत्येक स्टाफ के सदस्य को अपने विचारों को ज्ञात करने के लिए वाक्य समाप्त करें। न केवल लोगों को व्यस्त रखेगा, बल्कि यह श्रमिकों को योगदान देने के लिए बॉक्स के बाहर सोचने के लिए मजबूर करेगा।
एक जगह लो
यदि आप अक्सर अपनी टीम को लगता है कि साधारण समूह निर्णय लेने की कोशिश कर रहे घंटों को बर्बाद कर रहे हैं, तो उन्हें अपने पैरों से दूर करने का प्रयास करें और निर्णय लेने के लिए सचमुच रुख लें। कमरे के बीच में एक रेखा खींचना, और प्रत्येक कार्यकर्ता से उनकी राय के अनुरूप पक्ष में खड़े होने के लिए कहें। फिर, हर किसी को अपनी पसंद को तर्कसंगत बनाने और आगे बढ़ने के लिए मजबूर करने के लिए इसे एक तेज़ स्प्रिंगबोर्ड के रूप में उपयोग करें।
सभी को नौकरी दें
प्रत्येक बैठक में चीजें जल्दी से करने के लिए एक और तरीका यह है कि प्रत्येक उपस्थिति को उस बैठक में प्रदर्शन करने का काम मिल रहा है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति को नोट्स लेने के लिए कहें, एक समय रखने के लिए और एक स्नैक्स लाने के लिए। प्रत्येक व्यक्ति को अपना प्रदर्शन करने का अपना कर्तव्य देकर, बैठक को और अधिक आसानी से चलाना चाहिए और व्यक्ति अधिक केंद्रित होंगे।
आभासी जाओ
क्या आप टीमों से मिलने के लिए कार्यालयों और स्थानों के बीच यात्रा के समय का भार खर्च कर रहे हैं? स्थान से स्थान पर चलना बंद करें और स्काइप, Google Hangouts या FaceTime जैसे टूल का उपयोग शुरू करें। इस तरह, श्रमिक आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं और उन्हें अपने कार्य स्टेशनों को छोड़ दिए बिना क्या करना है।
बात - चीत बंद करें
अगर आपको लगता है कि आपकी कई मीटिंग बेकार मोनोलॉग्स बन रही हैं, तो शायद यह है कि आपकी मीटिंग बेकार मोनोलॉग हैं। कहें कि आपको क्या कहना है, फिर खुद को काट लें और जो कुछ भी सोचते हैं उससे पूछें। न केवल बैठकों में आप खर्च करते समय यह ट्रिम कर सकते हैं, बल्कि यह दूसरों को अपने विचारों को सुनने और टेबल पर नए विचार लाने का मौका भी देगा।
परीक्षण और त्रुटि
दिन के अंत में, कोई भी दो कंपनियां समान नहीं हैं। आपकी बैठकों के लिए क्या काम करता है अन्य कंपनियों के लिए काम नहीं कर सकता है, और इसलिए आपको यह पता लगाने के लिए कुछ परीक्षण और त्रुटि करने की आवश्यकता होगी कि किस प्रकार की मीटिंग्स आपकी और आपकी टीम के लिए सबसे अच्छी तरह से काम करती हैं। बस धैर्य रखने के लिए याद रखें और अपनी बैठकों को तेज़ी से और कम दर्दनाक बनाने के सही तरीकों की खोज में ध्यान केंद्रित करें।
शटरस्टॉक के माध्यम से फोटो बैठकें
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