जबकि कई छोटे व्यवसाय बॉक्स सॉफ़्टवेयर से बाहर निकल सकते हैं, ऐसे समय होते हैं जब अधिक अनुकूलित समाधान - या तो मौजूदा सॉफ़्टवेयर या कुछ नया रूप में संशोधन के रूप में - आवश्यक हो जाता है।
लेकिन क्या मानदंड निर्धारित करते हैं कि एक अनुकूलित समाधान, बॉक्स के बाहर बनाम, सही विकल्प है? आपको सॉफ़्टवेयर निर्णय खरीदने के विरुद्ध निर्माण करने की आवश्यकता कब होती है?
जवाब के लिए, लघु व्यवसाय रुझान जिम हचिंग्स, ट्राइफेक्टा टेक्नोलॉजीज के बिजनेस एनालिस्ट के पास बदल गया, एक ऐसी कंपनी जो सॉफ्टवेयर की आवश्यकताओं को और अधिक सटीक रूप से फिट करने के लिए अनुकूलित करती है। उन्होंने निम्नलिखित दस युक्तियां प्रदान की:
सॉफ्टवेयर बनाम खरीदें बनाम एक बिल्ड बनाम ड्राइवर्स के पीछे ड्राइवर्स
1। मैनुअल वर्कअराउंड्स
कंपनी नियमित कार्यों के साथ मैन्युअल वर्कअराउंड का उपयोग कर सकती है क्योंकि सॉफ्टवेयर नौकरी नहीं कर रहा है।
हचिंग्स ने कहा, "जब किसी कार्य को पूरा करने में काफी समय लगता है, तो यह पहला संकेत है कि कंपनी मैन्युअल वर्कअराउंड का उपयोग कर रही है, जैसे अनुस्मारक सेट करने के लिए पोस्ट-नोट नोट्स का उपयोग करना।" "एक अनुकूलित समाधान उस मामले में मदद कर सकता है।"
2। गरीब गोद लेने की दर
मौजूदा सॉफ्टवेयर की खराब गोद लेने की दर एक और संकेतक अनुकूलन आवश्यक हो सकता है।
उन्होंने कहा, "यदि कर्मचारी सॉफ़्टवेयर का उपयोग न करने के अपने रास्ते से बाहर जा रहे हैं, तो यह एक संकेत है कि उन्हें यह पसंद नहीं है।" "जबरन गोद लेने से दक्षता नहीं बढ़ेगी, लेकिन परिणामस्वरूप श्रमिकों को पकड़ने और शिकायत होगी।"
3। प्रशिक्षण में कठिनाई
एक कंपनी को एक अनुकूलित समाधान की आवश्यकता हो सकती है जब कर्मचारियों को बॉक्स सॉफ्टवेयर से बाहर करना मुश्किल होता है।
हचिंग्स ने कहा, "यह हो सकता है कि विषय वस्तु विशेषज्ञ ट्रेन के लिए अनुपलब्ध है या सॉफ्टवेयर पुराना है और उपयोग करना मुश्किल है।" "इसके अलावा, विषय वस्तु विशेषज्ञ कठिनाई के कारण 'किसी और को प्रशिक्षित करने से खुद को करना आसान है' रवैया ले सकता है। इस मामले में, एक अनुकूलित समाधान व्यापार की जरूरतों के अनुरूप बनाया जाएगा।
4। असमर्थित बिक्री प्रक्रिया
ऐसे समय हो सकते हैं जब ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सॉफ्टवेयर उपयोग में पूरी तरह से बिक्री प्रक्रिया का समर्थन नहीं करता है। उदाहरण के लिए, हचिंग्स ने एक उदाहरण याद किया जब एक ग्राहक का सीआरएम सॉफ़्टवेयर एक विशेष मूल्य निर्धारण मॉडल के साथ अनुबंध की आवश्यकता को पूरा नहीं कर सका।
"हमने एक घटक जोड़ा जो क्लाइंट को समायोजित करने के लिए एक विशिष्ट नियम-आधारित प्रक्रिया के माध्यम से एक कस्टम वर्कफ़्लो का उपयोग करता था।" "यह बिक्री प्रक्रिया को इस तरह से सुव्यवस्थित करता है कि बॉक्स सॉफ्टवेयर से बाहर करने में असमर्थ था।"
5। एकल नौकरी के लिए एकाधिक सॉफ्टवेयर
एक अन्य मामला जहां अनुकूलन एक कारक बन जाता है, जब एक ही नौकरी को पूरा करने के लिए सॉफ़्टवेयर के विभिन्न टुकड़ों की आवश्यकता होती है - क्या हचिंग्स को सॉफ़्टवेयर के "फ्रैंकस्टाइनिंग" के रूप में जाना जाता है।
"यह दृष्टिकोण परिभाषा से गलत नहीं है, लेकिन यह अक्षमता पैदा करता है," उन्होंने कहा। "यदि आप सॉफ्टवेयर के केवल एक टुकड़े का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो एक समस्या है।"
हचिंग्स ने अपना मुद्दा बनाने के लिए दो उदाहरण सूचीबद्ध किए।
"तालिका बनाने के लिए Excel के बजाय शब्द का प्रयोग करना एक उदाहरण है," उन्होंने कहा। "सीआरएम एक और है। अधिकांश बिक्री फ़नल के लिए सीआरएम प्रोग्राम का उपयोग करना, लेकिन रिपोर्टिंग के लिए एक्सेल स्प्रेडशीट जोड़ना - आपको वास्तविक क्षमताएं नहीं मिल रही हैं। "
6। सिस्टम रूपांतरण
एक सॉफ्टवेयर प्रोग्राम से नाखुश व्यवसाय एक दूसरे पर माइग्रेट करना चाहता है, एक ऐसा कार्य जो हमेशा आसान नहीं होता है।
हचिंग्स ने कहा, "एक सिस्टम से दूसरे सिस्टम में डेटा लेना एक कठिन काम हो सकता है जिसके लिए कस्टम काम की आवश्यकता हो सकती है।" "उस स्थिति में, एक सॉफ्टवेयर अनुकूलक एक इंजन का निर्माण करेगा जो आपके लिए डेटा को स्वचालित रूप से परिवर्तित करेगा।"
7। स्वचालन आवश्यकताएं
हचिंग्स के मुताबिक, किसी भी समय ऑटोमेशन से एक व्यवसाय लाभान्वित होगा, यह संकेत है कि इसे कस्टम सॉफ्टवेयर की जरूरत है।
उन्होंने कहा, "यदि आप केवल चीजें बेच रहे हैं - बदलाव करने के लिए प्वाइंट ऑफ सेल सॉफ्टवेयर का उपयोग करके, उदाहरण के लिए - आप स्क्वायर या क्लॉवर जैसे बॉक्स समाधान से बाहर हो सकते हैं।" "लेकिन अगर पेरोल, टाइम्सशीट्स, एकाउंटिंग, इन्वेंट्री, क्रय, आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन या भविष्यवाणी करने के लिए कोई टाई है, तो कस्टम समाधान में रखना सर्वोत्तम है।"
8। स्केलेबिलिटी और बिजनेस ग्रोथ विचार
बॉक्स सॉफ़्टवेयर में से लचीलापन या स्केलेबिलिटी की कमी हो सकती है, जो व्यवसाय की वृद्धि को रोकती है।
हचिंग्स ने कहा, "विकास के समर्थन के लिए उस मामले में अनुकूलन की आवश्यकता है।" "एक कंपनी एक चरणबद्ध दृष्टिकोण ले सकती है, अलग-अलग कार्यक्षमताओं को जोड़ सकती है या समय के साथ बढ़ते विभिन्न उपयोगकर्ता समूहों में विस्तार कर सकती है।"
9। कस्टम ब्रांडिंग या डिजाइन
प्रतिस्पर्धा से अलग होने के तरीके के रूप में एक कंपनी कस्टम ब्रांडिंग या डिज़ाइन से लाभ उठा सकती है। हचिंग्स ने उदाहरण के तौर पर कार्लो बेकरी ("केक बॉस" का घर) का हवाला दिया।
"[ट्राइफेक्टा] ने एक आईपैड का उपयोग किया जिसने आईपैड का उपयोग किया, जहां अन्य चीजों के अलावा, बेकर के साथ संगीत कार्यक्रम में एक ग्राहक जमीन से कस्टम केक बना सकता था।" "इसके अलावा, टीवी शो की शुरुआत के बाद लाइनों कोने के आसपास बनाने के लिए शुरू हो गया, कर्मचारियों ने इंतजार करने के लिए आईपैड का उपयोग किया और ऑर्डर लेने के लिए आईपैड का उपयोग किया। इससे ग्राहकों को बनाए रखने में मदद मिली। "
10। लाइसेंसिंग शुल्क
यह तय करने के लिए अंतिम मानदंड कि बॉक्स या कस्टम सॉफ़्टवेयर से बाहर व्यापार के लिए सबसे उपयुक्त है, लाइसेंस शुल्क के साथ करना है, जो हचिंग्स के अनुसार लागत-निषिद्ध हो सकता है।
"कीमत नंबर एक पहलू है," उन्होंने कहा। "बॉक्स सॉफ़्टवेयर के बाहर लाइसेंसिंग शुल्क बहुत महंगा हो सकता है, इस मामले में कस्टम अवधि लंबी अवधि में कम महंगी हो सकती है। यह एक कार खरीदने के विरुद्ध पट्टे के विपरीत नहीं है। "
अतिरिक्त सलाह
सॉफ्टवेयर खरीदने में निर्णय लेने की प्रक्रिया में सहायता के लिए हचिंग्स ने निम्नलिखित सलाह दी:
"यह सुनिश्चित करने के लिए आरओआई का विश्लेषण करें कि आप अपना पैसा वापस कर सकते हैं," उन्होंने कहा। "एक $ 5,000 बजट कस्टम समाधान बनाने के लिए आवश्यक हो सकता है। बस सुनिश्चित करें कि आप अपने पैसे वापस क्षमता या अर्थव्यवस्था के पैमाने पर कर सकते हैं। "
हचिंग्स ने कहा कि व्यवसायों को सबसे पहले बॉक्स सॉफ़्टवेयर से बाहर निकलना चाहिए, यह देखने के लिए कि क्या यह आवश्यकताओं को पूरा करता है, और फिर आवश्यकता के अनुसार कस्टम विकल्प देखें।
उन्होंने यह भी सलाह दी कि कंपनियां उपयोगकर्ता गोद लेने से जुड़ी छिपी हुई लागतों को न भूलें, जैसे कि प्रशिक्षण, और वे खोए अवसरों की लागत से अवगत रहें, जिसके लिए बजट में वृद्धि की आवश्यकता हो सकती है।
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