क्या आप जानते थे कि नियोक्ता जो आईआरएस के साथ आवश्यक किफायती देखभाल अधिनियम (ओबामाकेयर) रिपोर्टिंग फॉर्म दर्ज नहीं करते हैं, वे $ 3 मिलियन अधिकतम जुर्माना के अधीन हो सकते हैं? रात में आपको रखने के लिए पर्याप्त है! और यह सिर्फ एक कानूनी आवश्यकता है।
नियोक्ता आज कर्मचारियों की रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताओं की एक विस्तृत श्रृंखला का सामना करते हैं, क्योंकि कॉम्प्लाइट से यह इन्फोग्राफिक, कंपनी जो अनुपालन बोझ के छोटे व्यापार मालिकों को मुक्त करने के लिए समर्पित है, स्पष्ट करती है। और उन आवश्यकताओं को हर साल बढ़ने लगते हैं।
पेपरवर्क और रिकॉर्डकीपिंग बोझ छोटे व्यवसायों पर कठिन हो सकते हैं क्योंकि छोटे इकाइयों में एचआर कार्यों का प्रबंधन करने के लिए कम कर्मचारी होते हैं, या शायद एचआर संसाधन समर्पित नहीं हो सकते हैं। लेकिन अच्छी खबर यह है कि तकनीक नियोक्ता के रूप में नियामक अनुपालन आवश्यकताओं के शीर्ष पर रहने में आपकी मदद कर सकती है।
यहां कुछ कर्मचारी रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताएं हैं जो आपको आश्चर्यचकित कर सकती हैं (या सदमे):
नौकरी पोस्टिंग
जब नियोक्ता नए नौकरी के उद्घाटन के लिए विज्ञापन पोस्ट करते हैं, तो उन्हें रोजगार अधिनियम (एडीईए) में आयु भेदभाव के अनुसार एक वर्ष के लिए रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए।
रोजगार हेतु आवेदन
एडीईए के तहत कवर नियोक्ता, विकलांग व्यक्ति अधिनियम (एडीए) और / या नागरिक अधिकार अधिनियम (शीर्षक VII) के शीर्षक VII को कम से कम एक वर्ष तक सभी नौकरी आवेदनों को फ़ाइल पर रखना चाहिए। एक साल की आवश्यकता मौसमी और अस्थायी श्रमिकों पर भी लागू होती है।
से शुरू
सॉलिसिटेड रेज़्यूमे को एडीईए और एडीए के अनुसार एक साल तक फाइल पर रखा जाना चाहिए। हालांकि, अनचाहे रिज्यूमे को बनाए रखने की कोई आवश्यकता नहीं है।
समापन रिकॉर्ड्स
एडीए और शीर्षक VII की आवश्यकता है कि सभी समाप्ति रिकॉर्ड कर्मचारियों की समाप्ति तिथि के एक वर्ष बाद रखा जाए।
लाभ योजनाएं
एडीईए के तहत योजना समाप्त होने के बाद एडीईए को एक वर्ष के लिए रिकॉर्ड पर रखने की लाभ योजना की आवश्यकता है। इसके अलावा, कर्मचारी सेवानिवृत्ति आय सुरक्षा अधिनियम (ईआरआईएसए) को छह साल तक फ़ाइल पर रखने के लिए लाभ योजना के रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है।
प्रदर्शन मूल्यांकन
फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट (एफएलएसए) के लिए दो साल तक प्रदर्शन मूल्यांकन की आवश्यकता होती है।
बेरोजगारी कर रिकॉर्ड्स
संघीय बेरोजगारी कर अधिनियम (FUTA) के अनुसार, आपको कर देय तिथि या भुगतान से चार साल के लिए बेरोजगारी कर रिकॉर्ड रखना चाहिए, जो भी बाद में हो।
I-9 प्रपत्र
आई-एक्सएनएनएक्स फॉर्म और अतिरिक्त सत्यापन जानकारी यह सत्यापित करती है कि कर्मचारियों को अमेरिका में काम करने की अनुमति है किराये की तारीख से तीन साल या समाप्ति की तारीख के एक साल बाद, जो भी बाद में आता है, से तीन साल तक रखा जाना चाहिए। लागू कानून आप्रवासन सुधार और नियंत्रण अधिनियम (आईआरसीए) है।
रोजगार संपर्क
यदि आपके पास कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध हैं, तो आपको FLSA प्रति तीन साल के लिए सभी अनुबंधों को रखने की आवश्यकता है।
चोट और बीमारी के लिए ओएसएए फॉर्म
11 या अधिक कर्मचारियों के साथ नियोक्ता कैलेंडर वर्ष के अंत के बाद कम से कम पांच साल के लिए सभी फॉर्म रिपोर्टिंग चोट या बीमारी को रखना चाहिए।
एक Dizzying अनुपालन लैंडस्केप
जैसा कि उपर्युक्त सूची दिखाती है, नियोक्ता कर्मचारी रिकॉर्डकीपिंग कानूनों की लगातार बढ़ती पैचवर्क के अधीन हैं।
यह केवल कानूनी आवश्यकताओं की संख्या नहीं है जो अनुपालन को चुनौतीपूर्ण बनाता है। यह तथ्य है कि कानून कभी बदल रहे हैं - और जटिल।
कानून अक्सर बारीकियों, अपवादों और विस्तृत परिभाषाओं से भरे हुए होते हैं। रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताएं कुछ नियोक्ता अपने आकार या उद्योग के आधार पर कवर कर सकती हैं, लेकिन दूसरों को नहीं।
कानून भी अक्सर बदलते हैं, और नए कानून और विनियम जोड़े जाते हैं। यदि आप किसी बदलाव या नए कानून से अनजान हैं, तो आपकी कंपनी भारी जुर्माना अदा कर सकती है। याद रखें, ज्ञान की कमी आमतौर पर रक्षा नहीं होती है।
प्रौद्योगिकी: नियोक्ता अनुपालन के लिए आवश्यक फाउंडेशन
कर्मचारी रिकॉर्डकीप आज उन क्षेत्रों में से एक है जहां प्रौद्योगिकी छोटे व्यवसायों के लिए खेल मैदान का स्तर लेती है।
एक अच्छा कर्मचारी रिकॉर्डकीप ऐप आपको अपने व्यवसाय पर लागू कानूनी आवश्यकताओं को बेहतर ढंग से पूरा करने में मदद कर सकता है - यह एक दिया गया है।
लेकिन आज का सबसे अच्छा नस्ल रिकॉर्डकीपिंग सॉफ़्टवेयर इतना अधिक मूल्य जोड़ सकता है।
छोटे व्यवसाय टीमों की मदद से सर्वश्रेष्ठ ऐप्स सहायता उत्पादकता बेहतर काम करती है, कठिन नहीं। युक्ति: सॉफ़्टवेयर की तलाश करें जो प्रारंभ करने के लिए तेज़ है, सहज और उपयोग करने में आसान है। अतिरिक्त दक्षता के लिए स्वत: संकेतों और अनुस्मारक जैसी सुविधाओं के लिए भी देखें।
एक अच्छा कर्मचारी रिकॉर्डकीप ऐप जोखिम प्रबंधन के जरिए पैसे बचा सकता है। आपको दिमाग की शांति मिलती है और बेहतर लगता है कि आपके छोटे व्यवसाय के पास बड़े निगमों की तरह जटिल रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताओं का पालन करने के लिए उपकरण हैं।
प्रौद्योगिकी का एक और बड़ा लाभ यहां है: कागज के बजाय इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड। कर्मचारी अभिलेखों की हार्ड प्रतियों को बनाए रखने के लिए न केवल बड़ी मात्रा में भौतिक स्थान की आवश्यकता होती है बल्कि चरम संगठन की भी मांग की जाती है। औसत कर्मचारी प्रत्येक वर्ष 400 घंटे को कागजात दस्तावेजों की खोज करता है।
ComplyRight के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज पेपर पर कर्षण प्राप्त कर रहा है। यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है क्यों। जब रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत होते हैं, तो सूचना एक स्थान पर आसानी से खोजी जाती है। कर्मचारी कुछ क्लिक में कर्मचारी डेटा पुनर्प्राप्त कर सकते हैं।
और जैसे ही आपकी कंपनी बढ़ती है, और गुणा रिकॉर्ड करता है, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्डकीपिंग सिस्टम डेटा की बढ़ती मात्रा को व्यवस्थित और पुनर्प्राप्त करना आसान बनाता है। अक्षम कागज के ड्रैग के बिना, आप भी अपने व्यापार को तेजी से स्केल कर सकते हैं।
कर्मचारी रिकॉर्डकीप सहायता कहां खोजें
कर्मचारी रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताओं की पूरी सूची देखने के लिए और अपने व्यवसाय पर लागू होने वाले लोगों की पहचान करने के लिए, ComplyRight से "नियोक्ता और मानव संसाधन प्रबंधकों के लिए कर्मचारी रिकॉर्ड प्रतिधारण दिशानिर्देश" डाउनलोड करें।
और HRDirect से कर्मचारी रिकॉर्ड्स ऐप देखें। यह शुरू करने के लिए स्वतंत्र और त्वरित है - और यह कर्मचारी रिकॉर्ड के प्रबंधन को सरल बनाता है।
शटरस्टॉक के माध्यम से प्रबंधक फोटो
